Veiledning søknadsportalen

Norsk jazzforum har fått ny søknadsportal for søknader om ad hoc- og Frifond-midler

Den nye portalen har mange fordeler, og vil gjøre det både raskere og enklere å søke. For å bruke søknadsportalen må du være registrert bruker. NB! Selv om du tidligere har søkt ad hoc og har brukt den gamle søknadsportalen, må du registrere deg på nytt. Det eneste du trenger for å registrere deg, er ditt medlemsnummer i Norsk jazzforum. Dette finner du på medlemskortet ditt. Ta eventuelt kontakt på tlf 22 00 56 60 eller epost for å få medlemsnummeret ditt. Medlemsnummeret ditt vil fra nå av være brukernavnet på søknadsportalen.

Klikk her for å gå til registreringsskjemaet.
Du vil ikke lenger ha tilgang til søknadene dine fra den gamle søknadsportalen. Har du ennå ikke rapportert for et tilskudd registrert i den gamle søknadsportalen, send rapport og regnskap på epost.

Slik lager du en søknad i portalen

Logg deg inn på portalen, med medlemsnummer og passord. Medlemsnummeret skal alltid brukes som brukernavn i søknadsportalen.
Klikk på «Lag ny søknad».
Fyll inn all informasjon under arkfanen «Søknadsinformasjon». Alle feltene markert med en rød firkant må fylles ut.
Du skal enten skrive i tekstfeltet under «Prosjektbeskrivelse», eller laste ned prosjektbeskrivelsen som eget vedlegg under feltet «Søknadsvedlegg». Husk å få med navn på medvirkende, hvor dere skal spille og konsertdatoer (turnéplan) i prosjektbeskrivelsen.
Velg hvilken ordningen du skal søke på i rullegardinmenyen under «Ordning».
Klikk på «Neste» eller arkfanen «Budsjett».
Du skal enten bruke budsjettskjemaet, eller laste opp budsjettet som eget vedlegg. Du kan slette, endre eller legge til nye poster i budsjettskjemaet slik at det passer din søknad.
Skriv inn søknadssummen i feltet under «Søknadssum».

Klikk på «Lagre» for å få lagret søknaden, eller «Søk om godkjenning» for å sende søknaden til behandling.

Feilmeldinger

Hvis du får en feilmelding, sjekk følgende punkter før du eventuelt tar kontakt:

Er alle feltene markert med rød firkant fylt ut?
Husk at både siden med søknadsinformasjon og budsjett må være korrekt utfylt før du får lagret eller sendt søknaden.

Hvis du har sjekket disse punktene og fortsatt får feilmelding, kontakt oss på telefon (22 00 56 60) eller epost.

Søknadsbehandling

Du må klikke på «Søk om godkjenning» for å sende søknaden til behandling. Du kan sjekke statusen på søknaden din øverst til høyre på den grønne menylinjen.

Dette er de forskjellige statusene søknaden din kan ha:

Ny søknad – søknaden er opprettet/lagret men ikke sendt til behandling.
Søknad levert – søknaden er sendt til behandling.
Under behandling – søknaden er til behandling.
Innvilget – søknaden din er innvilget støtte.
Forskuddsutbetalt – bevilgning er forskuddsutbetalt, men det er ikke sendt inn rapport og regnskap.
Rapport levert - rapport og regnskap er sendt.
Rapport godkjent – rapport er godkjent og det er gjort klart til utbetaling.
Utbetalt/avsluttet – bevilgningen er overført til den konto du har oppgitt i søknaden og behandlingen er avsluttet.
Avslått - søknaden er avslått.

Når det er fattet et vedtak vil du motta to eposter:

En epost som kort informerer om vedtaket med lenke til enten rapportskjemaet eller søknaden, avhengig av om du har fått en bevilgning eller et avslag.
En litt lengre epost som informerer bakgrunnen for vedtaket og annen praktisk informasjon.

Rapportering

Hvis du har fått en bevilgning, plikter du å sende inn rapport og regnskap. Slik går du frem for å sende inn rapport og regnskap i søknadsportalen:

Bruk lenken til rapportskjemaet i eposten du har mottatt, eller logg deg inn på søknadsportalen og finn frem den aktuelle søknaden.
Klikk på arkfanen «Rediger rapport».
Skriv i tekstfeltet eller last opp en fil under «Rapport vedlegg».
Skriv inn regnskapstall i budsjettskjemaet eller last opp en fil under «Budsjett vedlegg».
Klikk på «Send rapport»

Forskudd

For å få en bevilgning utbetalt på forskudd, må du sende en skriftlig anmodning om dette. Dette gjør du ved å sende en kommentar under feltet «Legg til kommentar», nederst i den aktuelle søknaden. Skriv «Forskudd» i emnefeltet for kommentaren.

Anmodningen må inneholde en begrunnelse for hvorfor du/dere trenger tilskuddet utbetalt på forskudd.